Rechnungen schreiben

So entsteht eine Rechnung in Guidelino:

Entwurf: Mit Rechnung schreiben öffnest du den Editor für eine neue Rechnung. Solange du keinen Kunden ausgewählt hast, wird nichts gespeichert: Du kannst die Seite jederzeit wieder verlassen, ohne dass ein leerer Entwurf zurückbleibt. Erst wenn du einen Kunden auswählst und Entwurf speichern klickst (oder Vorschau oder Ausstellen), wird der Entwurf gespeichert. Danach trägst du die Daten ein und fügst Positionen hinzu. Einen Entwurf kannst du jederzeit ändern oder löschen. Er hat noch keine Rechnungsnummer. Das Feld Kunde ist Pflicht: Fehlt der Kunde, markiert Guidelino das Feld rot, und ein Entwurf wird nie ohne Kunden gespeichert.
Vorschau: Die Vorschau speichert den Entwurf und zeigt die Rechnung Seite für Seite genau so, wie sie aussehen wird, mit dem Wort „ENTWURF“ quer über der Seite. Mit Zurück zum Entwurf arbeitest du weiter. Im Browser kannst du die Vorschau auch als PDF herunterladen; druck sie auf A4 in Originalgröße (nicht „an Seite anpassen“). In der installierten App (zum Home-Bildschirm hinzugefügt) gibt es keine Download-Links, weil sich eine heruntergeladene Datei dort nicht wieder schließen lässt; dort zeigt Guidelino die Seiten selbst an. Mit Kleiner und Größer oder der Auswahl daneben (Seitenbreite, 50 % bis 200 %) machst du die Seiten kleiner oder größer; am Anfang steht sie auf „Seitenbreite“.
Ausstellen: Guidelino vergibt die nächste Rechnungsnummer, legt alle Angaben fest und speichert die Rechnung als PDF.
Versenden: Mit Ansehen siehst du die fertige Rechnung Seite für Seite; Zurück zur Rechnung bringt dich zurück. Auch hier zoomst du mit Kleiner, Größer und der Auswahl (Seitenbreite, 50 % bis 200 %). Lade die PDF herunter und schick sie deinem Kunden, zum Beispiel per E-Mail aus deinem eigenen Postfach. Auf dem Handy geht es einfacher mit Teilen: Es öffnet das Teilen-Menü deines Geräts, dort wählst du zum Beispiel Mail. Mit XRechnung teilen schickst du die E-Rechnung genauso. Klick danach auf Als versendet markieren – Guidelino merkt nicht von selbst, ob die Mail wirklich verschickt wurde. Ab dann ist die Rechnung gesperrt.

Daten eintippen: Rechnungsdatum, Leistungsdatum und die anderen Datumsfelder tippst du in deinem Datumsformat ein (das Feld zeigt es als Muster an, zum Beispiel TT.MM.JJJJ). Mit dem Kalender-Knopf neben dem Feld wählst du den Tag stattdessen im Kalender deines Browsers aus. Dein Format stellst du unter Meine Einstellungen ein (siehe Datums- und Zahlenformat).

Eine ausgestellte Rechnung zeigt ihre Knöpfe in zwei Gruppen: unter Dokument alles zur Datei (Ansehen, PDF herunterladen, Teilen und die XRechnung), unter Rechnung die nächsten Schritte (Als versendet markieren, Zahlung erfassen, Rechnung stornieren, Als neuen Entwurf kopieren). Der farbig gefüllte Knopf ist der nächste sinnvolle Schritt: erst Als versendet markieren, danach Zahlung erfassen.

Bei einer mehrseitigen Rechnung steht auf Seite 1 „Seite 1 von Y“ unter den Rechnungsdaten. Jede weitere Seite beginnt mit einem kurzen Kopf: Rechnungsnummer, Datum und „Seite X von Y“. Eine einseitige Rechnung zeigt keine Seitennummer.

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Das schreibt das Gesetz so vor, damit Rechnungen nachvollziehbar bleiben. Hast du einen Fehler gemacht, stornierst du die Rechnung und schreibst eine neue (siehe „Stornieren“).

Liste filtern und sortieren¶

Über der Rechnungsliste grenzt du die Liste mit Suche, Status, Zahlung und Jahr ein und klickst auf Filtern.

Zahlung: Offen zeigt die ausgestellten und versendeten Rechnungen, die noch nicht ganz bezahlt sind. Eine teilweise bezahlte Rechnung zählt als offen; in der Liste steht bei ihr „teilweise bezahlt“, nach dem Zahlungsziel „Überfällig“.
Zahlung: Bezahlt zeigt die Rechnungen, die ganz (oder zu viel) bezahlt sind, auch bar bezahlte Rechnungen.
Entwürfe, stornierte Rechnungen und Stornorechnungen erscheinen bei keinem der beiden Werte, nur bei Zahlung: Alle. Was bei einer Stornierung noch zu erstatten ist, siehst du unter Offene Posten.

Zum Sortieren klickst du auf einen Spaltenkopf (Nummer, Kunde, Datum, Brutto, Fällig); ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Auf dem Handy, wo die Liste als Karten erscheint, wählst du Sortieren nach und Richtung im Filter und klickst auf Filtern. Ohne Auswahl ist die Liste nach Datum sortiert, die neueste Rechnung zuerst. Zeilen ohne Wert (zum Beispiel Entwürfe ohne Nummer oder Stornorechnungen beim Fälligkeitsdatum) stehen immer am Ende. Die Rechnungsnummern werden wie Text sortiert.

Findet der Filter nichts, steht dort „Keine Rechnungen gefunden.“ Mit Zurücksetzen siehst du wieder alle Rechnungen.

Auf dem Handy stehen über den Karten nur die Suche und das Filter-Symbol neben der Überschrift. Es öffnet von unten alle Filter und die Sortierung. Die Suche berücksichtigt dabei, was du dort eingestellt hast. Die Knöpfe zum Herunterladen erscheinen, sobald du bei einer Rechnung das Häkchen für die Auswahl setzt, und verschwinden wieder, wenn keine mehr ausgewählt ist.

Jede Karte und jede Zeile zeigt den Stand der Rechnung und daneben den Zahlungsstand (offen, teilweise bezahlt, beglichen). Ist das Zahlungsziel vorbei und noch Geld offen, steht dort Überfällig.